Office & Finance Manager:in (m/w/d)

Köln

Vollzeit

Festanstellung

Deine Aufgaben

Du bist die zentrale Anlaufstelle im Office und hältst unserem Team im Alltag den Rücken frei.
Rechnungen & Zahlungen: Du prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch. Fristen und offene Posten behältst Du im Blick.
Buchhaltung: Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Monatlich prüfst Du, ob alle Belege für unser Steuerbüro vollständig sind, inklusive Kreditkarten- und Abo-Rechnungen. Bei Rückfragen stimmst Du Dich mit unserer externen Finanzbuchhaltung ab.
Du gleichst Zahlungseingänge ab, insbesondere unserer Wholesale Kunden
Du prüfst und bearbeitest die Spesenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und buchst Dienstreisen für das Team.
Verträge & Tools: Du behältst unsere Verträge und Fristen im Blick. Außerdem verwaltest Du unsere Software-Abos und Lizenzen: Wer nutzt was, was brauchen wir nicht mehr?
HR-Administration: Du pflegst Personio (Urlaubs- und Krankmeldungen, Stammdaten, Dokumente), bereitest Daten für die Lohnabrechnung vor und begleitest das On- und Offboarding, vom Equipment bis zu den Accounts.
Backoffice: Du kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial, Equipment und Getränken & Snacks, nimmst Post und Pakete an, übernimmst Muster- und Sonderversand.
Team & Events: Du organisierst und bereitest teaminterne Meetings vor und planst unsere Teamevents, von der Location bis zur Umsetzung.
Du entwickelst unsere Office-Prozesse weiter und machst sie effizienter, auch mit digitalen Tools und KI.
Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
Du hast ein Grundverständnis von Buchhaltung und weißt, was ein ordentlicher Beleg braucht. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Mit Zahlungen gehst Du verantwortungsvoll und diskret um.
Du verfügst über gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
Du nutzt digitale Tools und KI-Anwendungen wie Claude oder ChatGPT gerne, um Dir die Arbeit zu erleichtern.
Du bist organisationsstark, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Spaß daran, unserem Team den Rücken freizuhalten.
Du bist offen und kommunikativ und sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.
Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an, wo es gerade gebraucht wird.

Warum wir?

Wettbewerbsfähige Bezahlung und individuelle Perks
Flexible Arbeitszeiten
Hybrid (Office & Homeoffice)
Rabatte auf unsere Produkte
Teamevents
Office in Bestlage

Über uns

Unsere Vision bei VIVI MARI ist es, mit nachhaltiger und veganer Bekleidung und Accessoires die Modebranche ein kleines bisschen besser zu machen - für unsere Gesellschaft und unseren Planeten. Unsere Produkte sind cool und alltagstauglich - nachhaltig und fair hergestellt.

Wir sind ein junges Label und wachsen schnell. Für strenge Hierarchien, Micromanagement und lange Entscheidungsprozesse haben wir keine Zeit. Bei uns übernimmst Du von Anfang an Verantwortung und arbeitest eigenständig an wichtigen Aufgaben und bist Teil unserer Mission.

Unser Studio befindet sich im wunderschönen Köln. Das Team ist international und arbeitet aus unserem Office am Gerling-Quartier in Köln. Perfekte Voraussetzungen, um mit uns zu arbeiten, oder? Werde Teil unseres Teams und lass uns gemeinsam unsere Vision leben.